A Terceirização da Gestão Financeira, também conhecida como outsourcing, vem sendo algo cada vez mais comum entre empresas pelo mundo todo. Isto é, descentralizar as atividades financeiras, contábeis e fiscais é algo que muitos empreendedores estão adotando para focar em outros setores
E isso se deve especialmente pela praticidade na contratação, assim como pela qualidade e especialização que esse tipo de serviço oferece. Assim, o empresário deixa de se preocupar tanto com os procedimentos burocráticos, e pode aplicar seus esforços naquilo que lhe renderá mais lucros.
Com isso, é possível notar diversos impactos positivos na empresa, especialmente em relação aos ganhos em flexibilidade e qualificação técnica nesse setor. Mas como é feita a Terceirização da Gestão Financeira de uma empresa? Quais processos envolvem essa descentralização? E quanto custa terceirizar o financeiro de uma empresa?
Apesar de experimentar um grande crescimento nos últimos anos, a Terceirização da Gestão Financeira ainda é um ponto de dúvida entre muitos empreendedores. Sendo assim, para te ajudar a entender melhor como ela funciona, separamos aqui um conteúdo completo. Continue a leitura e entenda como é feita a Terceirização da Gestão Financeira e como contratar!
A Terceirização da Gestão Financeira
Também conhecida pela sigla BPO (Business Process Outsourcing), a Terceirização da Gestão Financeira nada mais é do que a delegação de tarefas e atividades do setor
financeiro de uma empresa. Assim, essas atividades deixam de ser foco na empresa, e se tornam responsabilidade de um profissional ou empresa especializada.
Ou seja, a prática consiste em contratar uma equipe externa de especialistas para tomar conta do que estiver relacionado com o departamento de finanças da sua empresa. Essa equipe é quem vai realizar a conciliação entre as entradas e saídas de recursos da sua organização.
A equipe contratada fica então responsável por, basicamente, todas as atividades financeiras de uma organização. Contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, gestão de caixa e fluxo, além de outras atividades burocráticas, tudo isso é descentralizado por meio da Terceirização da Gestão Financeira.
Apesar de haver a ideia de que o empresário está “abrindo mão” de todas essas atividades, a realidade é que essa terceirização traz alguns benefícios. Só pelo que já destacamos, é possível notar que sobra mais tempo para se dedicar a outros setores da empresa. Por outro lado, o controle do setor continua sendo da empresa, e não da equipe contratada.
Isto é, o time de especialistas apenas vai cuidar para que tudo seja feito de uma forma técnica, orientado para os melhores resultados. Além disso, a contratação da terceirização financeira também auxilia na redução de gastos, o que faz do serviço um verdadeiro investimento.
Só mais um serviço?
Sendo assim, podemos considerar que a Terceirização da Gestão Financeira é só mais um serviço que a empresa contrata? Ela serve apenas como uma forma de facilitar o trabalho na empresa na gestão financeira? Não é bem assim!
Como já destacamos, a Terceirização da Gestão Financeira é uma forma de investimento nas atividades relacionadas ao setor que realiza a gestão das finanças. A
especialização nesse tipo de rotina torna a contratação do serviço um meio de otimizar ainda mais os recursos da organização.
Acelerar esses processos também traz ganhos em termos de possibilidade para a empresa. Afinal, com a terceirização, os cuidados com a burocracia passam para uma equipe especializada, o que auxilia no aproveitamento de possibilidades de mercado. Ou seja, terceirizar a gestão financeira é bem mais do que só um serviço.
Mas para aproveitar dos benefícios que isso traz, entender o que é e como funciona a gestão financeira em si é um passo importante.
O que é Gestão Financeira?
Parte importante de qualquer negócio, a Gestão Financeira tem suas próprias funções e atribuições dentro de um negócio. Mas como podemos classificá-la?
Em resumo, essa gestão consiste em um conjunto de atividades e processos, que tem como objetivo administrar os recursos de uma empresa. Para isso, ela envolve todas as ações, organização, análise e planejamento de como os recursos serão aplicados.
Assim, é por meio dela que uma empresa pode garantir a saúde da operação, equilibrando custos de se manter ativa, ao mesmo tempo em que direciona recursos para investimentos de curto, médio e longo prazo. E como destacamos, para fazer isso, são aplicados diferentes processos. Dentre os principais, estão:
- administração do capital de giro;
- análise de resultados do negócio;
- controle de fluxo de caixa;
- gestão de recebimentos e pagamentos;
- planejamento financeiro e definição de metas do orçamento.
Dessa forma, é possível notar que, para um negócio, a Gestão Financeira é uma das formas de garantir crescimento contínuo e desenvolvimento. Isto é, uma das maiores causas de falência de empresas é justamente a falta de cuidado com a administração de
recursos. Sem uma estratégia bem definida, o acúmulo de dívidas, maus investimentos e estagnação de resultados é uma realidade.
Mas nem sempre é possível direcionar todos os esforços para os cuidados com a Gestão Financeira. Com isso, para evitar os riscos de uma má administração, uma boa alternativa pode ser a contratação de especialistas para cuidar deste setor. E as vantagens da Terceirização da Gestão Financeira não param por aqui.
Vantagens da Terceirização da Gestão Financeira
Cada vez mais empresas estão adotando a terceirização como uma forma de reduzir custos e otimizar setores. Segurança, limpeza e até mesmo tecnologia da informação (TI), são áreas nas quais trabalho terceirizando está crescendo. E um dos principais fatores para que essas atividades componham o quadro de terceirizados são benefícios que trazem para a organização.
Entregar uma responsabilidade do seu negócio nas mãos de especialistas é também garantir um trabalho com foco em resultados, agilidade e menos chances de erros. Para muitos que estão começando agora o caminho do empreendedorismo, aliás, esse tipo de solução se mostra ainda mais atrativo.
E como você já deve ter notado, a Gestão Financeira é um conjunto de processos que exige do empreendedor foco e disciplina. Porém, são comuns os casos em que o empresário não tem todo conhecimento necessário nem expertise para direcionar a gestão das finanças.
Neste cenário, terceirizar o financeiro da sua empresa se apresenta como uma boa solução. Cada vez mais negócios estão terceirizando setores, incluindo o financeiro, e relatando sucesso com essa decisão. Mais de 50% das empresas apresentam redução de curso e aumento do foco no core business. A solução otimização da resolução de problemas também é algo bastante citado após a terceirização do setor financeiro.
Principalmente em pequenas e médias empresas, a Terceirização da Gestão Financeira pode ajudar no crescimento e estabilidade. É comum que os primeiros anos de um negócio sejam os mais complicados. E para garantir uma manutenção no mercado, contar com o auxílio de especialistas é fundamental.
Só por esses motivos já é possível notar como a delegação de tarefas do departamento financeiro pode ser uma alternativa bem atrativa. Mas os benefícios de contratar uma equipe especializada nos cuidados com os recursos de uma empresa não param por aqui. Entenda mais sobre cada um.
Redução de custos
Uma das maiores vantagens que a Terceirização da Gestão Financeira traz para uma empresa é a redução de custos. Seja a médio ou longo prazo, um dos pontos centrais em terceirizar o setor financeiro é justamente reduzir os custos operacionais.
Isso se deve, especialmente, pela redução de processos necessários para a realização da gestão financeira e de contabilidade, além da redução dos encargos trabalhistas. Com o serviço, custos relacionados ao capital humano, como salários, benefícios e encargos trabalhistas, no setor são praticamente zerados.
Outro custo que a sua empresa deixa de ter ao terceirizar o financeiro é com a estrutura física, como equipamentos e móveis necessários para manter funcionários na organização. Com isso, manter uma equipe terceirizada para cuidar das finanças custa bem menos, e pode trazer mais resultados.
Isso porque a equipe contratada, em geral, tem como foco justamente a entrega de resultados. Ou seja, o que inicialmente se apresentava como um gasto pode ser transformado em investimento.
Análise de informações e aproveitamento de oportunidades
Outro benefício de realizar a Terceirização da Gestão Financeira é a possibilidade de contar com informações precisas do mercado. São dados analíticos que auxiliam gestores na tomada de decisões, indo além da burocracia e focando no que de fato importa para o negócio.
Essas informações também são fundamentais para que a empresa possa aproveitar as oportunidades do seu mercado. Com a terceirização de gestão de finanças, o negócio cona com um verdadeiro parceiro estratégico, que apresentará cenários nos quais sua empresa pode se posicionar melhor.
Além disso, é comum que não se tenha tempo suficiente para focar na entrega de soluções criativas quando se detém o controle de todos os setores do negócio. Assim, com os terceirizados, a empresa tem mais facilidade em propor soluções que, de fato, tragam resultados.
Inovar, para qualquer empresa, é uma das melhores formas de se manter relevante e atraindo capital e recursos para sua manutenção.
Atividade principal como foco
Mais uma vantagem que podemos destacar como uma das maiores vantagens da Terceirização da Gestão Financeira o foco na atividade principal. Terceirizar um setor que demanda uma grande atenção e tempo é uma excelente forma de concentrar seus esforços na atividade-fim do seu negócio.
Ao focar nas funções estratégicas, delegando as tarefas de apoio para uma equipe de especialistas garante mais tempo para pensar e planejar funções vitais da empresa. Sem a terceirização, gestores e empreendedores acabam gastando boa parte do tempo com atividades administrativas.
Assim, terceirizar tarefas burocráticas relacionadas ao financeiro e contabilidade é uma boa forma de focar apenas no core business, otimizando a capacidade de entrega em termos de solução e inovação.
Essa otimização de tempo traduz na prática o ditado “tempo é dinheiro”. Aqui você tem muito mais tempo para investir nas atividades que afetam positivamente o capital do seu empreendimento. O mercado está em constante mudança, o que exige de empresários um foco cada vez maior.
E uma forma de fazer com que seu foco esteja onde importa, sem perder tempo com atividades que podem ser feitas por uma equipe especializada, é por meio da delegação dessas tarefas.
Melhores resultados
Ao contar com uma equipe especializada para legar a gestão financeira da sua empresa, você tem uma segurança maior de que profissionais capacitados e qualificados vão realizar a operação de recursos do seu empreendimento.
Como já indicamos antes, manter uma equipe especializada auxilia diretamente na redução de índices de erros, além de trazer mais eficiência na hora de executar tarefas no setor financeiro.
Com um acesso rápido e fácil aos dados e informações de mercado, a análise da tomada de decisões acontece de uma forma mais assertiva. Toda essa praticidade faz com que os resultados do negócio sejam melhores, garantindo uma melhora na identificação das ameaças e oportunidades de mercado.
Os cuidados com a Terceirização Financeira
Apesar de trazer inúmeros benefícios para a organização, a Terceirização da Gestão Financeira exige também alguns cuidados. Isto é, terceirizar um setor da empresa é uma decisão importante, que não deve ser tomada sem uma avaliação completa.
Com a terceirização de um serviço, é comum que parte do trabalho passe a acontecer fora da sua organização. Especificamente no setor financeiro, há casos em que o empreendedor fica sem a visão de alguns detalhes do processo.
Sendo assim, é importante que não haja perda do controle deste setor, definindo muito bem alguns limites e estabelecendo regras ao contratar a equipe especializada. Vale sempre eleger um contator ou gestor de confiança para assumir parte do departamento financeiro. Deste modo, você consegue terceirizar o setor, sem perder o controle sobre ele.
Outro cuidado importante é em relação aos custos de terceirizar. Com um escopo mais limitado das funções, é possível que alguns custos adicionais surjam após a contratação. Coloque em contrato a previsão de possíveis custos adicionais e procure sempre antecipar quais processos ficarão à cargo da empresa ou equipe contratada.
Com quem terceirizar
Depois de entender os cuidados necessários com a Terceirização da Gestão Financeira, o próximo passo é saber qual será a empresa contratada. Em uma empresa, o ideal é sempre prezar por uma análise estratégica, avaliando todas as opções, cenários e oportunidades.
É isso que, a médio e longo prazo, vai auxiliar o seu empreendimento a ter um crescimento e direcionamento para as necessidades de mercado. E é justamente essa abordagem estratégica que vai auxiliar o empreendedor no momento da contratação, direcionando as funções terceirizadas.
Além disso, é importante entender que, em um cenário onde a especialização tem um impacto cada vez maior, trazer uma empresa especializada para cuidar de um setor importante pode apresentar excelentes resultados. As soluções periféricas abrem um espaço cada vez maior para que seja possível se dedicar ao que de fato trará um retorno maior.
Mas quem são estas empresas? Isto é, com quem você pode contar na hora de delegar tarefas relacionadas ao departamento financeiro?
Em geral, essa terceirização é feita junto a um BPO.
O que faz um BPO Financeiro?
E o que é um BPO Financeiro? O que esse tipo de empresa faz e como os serviços oferecidos podem te ajudar?
Em resumo, um BPO (sigla em inglês para Business Process Outsourcing), nada mais é do que a terceirização de um processo, da gestão de um determinado setor, neste caso, o financeiro. Assim, o BPO Financeiro representa a contratação de uma empresa para realização da gestão das finanças de uma empresa.
É ele quem ficará responsável por toda ou parte dessa gestão, por meio de atividades e funções previamente estabelecidas. Para isso, ele integra rotinas contábeis e algumas obrigações tributárias com as atividades do departamento. Exemplo disso é a análise estratégica e de posicionamento gerada por meio do controle e organização contábil e financeira.
Assim, o BPO Financeiro contribui não só para a organização da gestão financeira do seu empreendimento, mas também assegura uma tomada de decisões mais assertiva. Para isso, são desempenhadas diversas atividades, como a gestão de contas e folha de pagamento, controle de fluxo de caixa, cobranças e elaboração de relatórios financeiros.
Mas vale lembrar que a lista de funções que podem ser terceirizadas por meio do BPO tem a possibilidade de ser ainda maior. Isso acontece especialmente nos casos onde a gestão financeira integra também a gestão contábil do seu negócio. Quando ambas as atividades são feitas por uma mesma equipe de especialistas, os resultados apresentados podem ser ainda melhores.
Como já destacamos anteriormente, a delegação de responsabilidades do departamento financeiro traz inúmeras vantagens para qualquer negócio. O serviço de BPO, como um todo, oferece uma visão mais precisa quanto à saúde financeira da sua empresa e da necessidade de organização e planejamento.
Tudo isso é feito com base em dados e informações, internas e externas, que vão auxiliar você em um direcionamento melhor para resultados. Por exemplo, o trabalho do BPO Financeiro tem uma capacidade maior em identificar pontos de perdas financeiras que necessitam de uma correção.
Esse trabalho ajuda não apenas na redução de gastos de recursos, como também otimiza a sua aplicação sem que haja um comprometimento das obrigações legais e jurídicas da sua organização.
Quando terceirizar
Depois de entender onde terceirizar, é preciso saber também quando optar pela Terceirização da Gestão Financeira. Em geral, essa decisão é baseada em alguns fatores apresentados pela empresa.
São fatores que demonstram a necessidade de delegar algumas funções, e que auxiliam no cálculo de custos e do benefício em contratar uma equipe especializada. E quais são elas? Confira a seguir!
Necessidade da empresa
Um dos fatores mais comuns na hora de optar pela Terceirização da Gestão Financeira são as necessidades da empresa. Seja de crescimento ou manutenção no mercado, para ganhar espaço um negócio precisa de especialização. E isso é possível através de uma gestão financeira contratada.
Cuidar de todos os departamentos de um empreendimento de perto é praticamente impossível, especialmente para médias e grandes empresas. Sendo assim, a delegação de algumas atividades se apresenta como uma boa opção.
Mas a Terceirização da Gestão Financeira também é algo que Pequenas e Médias Empresas (PME) e os Microempreendedores Individuais (MEI) podem realizar. Isto é, por meio dela, essas empresas adquirem, de forma mais fácil e rápido, um capital intelectual maior. Assim, entender como, quando e onde aproveitar as oportunidades de mercado fica mais simples.
Além disso, os custos em contratar uma empresa capacitada para realizar a gestão financeira pode ser bem mais baixo.
Fator Financeiro
Este, aliás, é outro dos fatores que mostram quando uma empresa pode optar pela Terceirização da Gestão Financeira. Em geral, os custos para criar um setor próprio são bem maiores. Arcar com salários, custos previdenciários, equipamento e estrutura pode inviabilizar grande parte do trabalho financeira em um negócio.
Dessa forma, é comum que a terceirização seja a melhor alternativa, tendo em vista a necessidade de manter a organização no mercado com o menor custo possível.
Vale ressaltar também que os custos para a terceirização do departamento financeiro podem variar bastante. Esse valor depende especialmente do porte da empresa, da complexidade das funções delegadas e do objetivo do empreendimento. Sendo assim, é bem provável que você encontre a melhor opção em Terceirização da Gestão Financeira para a realidade da sua empresa.
Funções para terceirizar
Por fim, outro dos fatores que demonstram quando partir para a terceirização do departamento de finanças são as funções a serem delegadas. Apesar de já termos apontado para tal fato, sempre vale lembrar que uma equipe especializada apresenta um grande know-how que muitos empresários não têm.
Ou seja, ao considerar a terceirização do seu financeiro, é importante entender quais funções da sua empresa são passíveis de melhora por meio de profissionais terceirizados e quais você realmente consegue fazer sozinho ou com seus gestores.
Mas além da especialização e capacitação, a Terceirização da Gestão Financeira também é uma excelente forma de flexibilizar seu tempo. Uma das grandes vantagens em contar com uma empresa de gestão financeira é garantir uma otimização do seu tempo, além de toda profissionalização neste departamento.
Contudo, é importante ter em mente quais são as atividades que a empresa contratada deverá fazer. Com isso, fica mais fácil para você negociar valores e condições da contratação que sejam melhores para o seu empreendimento.
Tudo isso, aliado com uma entrega de resultados ao longo do tempo, faz com que a Terceirização da Gestão Financeira seja uma opção bem atrativa. Os ganhos também se refletem na análise de processos e melhor aplicação de recursos do negócio.
Mas para isso, entender como Terceirização da Gestão Financeira é essencial.
Como Terceirizar a Gestão Financeira
Agora que você já sabe tudo que precisa sobre a Terceirização da Gestão Financeira, o próximo passo é avaliar as opções e entender como delegar as tarefas do setor para quem entende.
Mas o que envolve a contratação de uma empresa para essa terceirização? O que o empresário deve considerar no momento da escolha e no fechamento do contrato? Para te ajudar a entender melhor todo esse processo, separamos aqui algumas informações importantes.
Confira nosso guia com um passo a passo para a terceirização do departamento financeiro da sua empresa!
As funções terceirizadas
A Terceirização da Gestão Financeira envolve a delegação de algumas tarefas relacionadas ao setor financeiro da empresa. Sendo assim, antes de mais nada, é necessário definir quais funções financeiras, podem ser delegadas para a equipe contratada.
Dessa forma, leve em consideração alguns critérios importantes, como o volume de transações que o empreendimento realiza, a complexidade e confidencialidade das tarefas, além da quantidade de informações necessárias na hora da tomada de decisão.
Tenha em mente que o principal foco aqui é fazer com que funções mais burocráticas, como cálculos e pagamento de impostos, sejam terceirizadas, mas sem esquecer também de atividades relacionadas à controladoria e gestão, que podem fornecer informações e dados relevantes ao seu negócio.
Leve em consideração também as tarefas que exigem uma maior transparência, o que deve ser pautado na relação e confiança com a empresa ou equipe contratada.
Detalhes do contrato
Com a definição das funções a serem delegadas, é preciso estabelecer em contrato todos os detalhes da terceirização. O acordo detalhado entre as partes é fundamental para evitar problemas no futuro e possíveis desentendimentos entre o que é função da equipe terceirizada e o que não é.
Assim, além de garantir que todas as tarefas do setor sejam repassadas para a empresa contratada, é possível ter mais eficiência na contratação, conduzindo melhor o trabalho a ser feito.
Procure delimitar o serviço observando as políticas da empresa, além dos requisitos legais e exigências burocráticas, como relatórios e periódicos de dados e informações relevantes para o seu empreendimento. Aproveite a oportunidade para estabelecer um plano de trabalho personalizado para o que você precisa.
Contratando a empresa certa
Outro ponto chave na hora de buscar pela Terceirização da Gestão Financeira é encontrar a empresa ideal para suprir a sua demanda por gestão no departamento financeiro.
Estabelecer suas metas e objetivos financeiros é um ponto de partida para buscar pela empresa que melhor lhe atenda. Seja seletiva e entenda como cada empresa procura atender as demandas do cliente. Neste aspecto, a tecnologia também tem um papel fundamental na sua escolha.
Cada vez mais tendências de tecnologia e mercado apontam para o crescimento e uso de inteligência artificial e computação em nuvem, tanto na gestão quanto em outras áreas das organizações.
Opte então por prestadores de serviço que estão se adaptando a tais tendências, levando em conta também o tempo de mercado, experiência, tecnologia disponível e infraestrutura oferecida.
Transição de equipes
Por fim, vale ressaltar também que, na hora de Terceirização da Gestão Financeira é importante planejar como será a transição para o serviço terceirizado. Para otimizar tempo e recursos, é importante alinhar-se com a empresa contratada para a transição.
Busque definir métodos e processos que auxiliem na delegação das funções e invista tempo na seleção do prestador de serviço. Caso já conte com uma equipe interna no departamento financeiro, é essencial orientá-los sobre a transição, adotando as medidas necessárias para isso.
Garanta também que a equipe contratada entenda do seu negócio, encaminhando todas as informações necessárias para esta fase. Coloque-os a par dos processos realizados pelo seu negócio e procure monitorar as entregas das tarefas.
Também é importante manter uma conexão entre a sua empresa e a equipe especializada após a implementação do serviço terceirizado. Um canal de comunicação eficiente com seu fornecedor é uma forma simples e barata para fazer isso acontecer.
Diversas soluções, como plataformas e softwares virtuais, estão disponíveis para seu empreendimento utilizar. Essas ferramentas ajudam a diminuir a distância entre o seu negócio e a empresa contratada.
Quanto custa a terceirização financeira
Para encerrar, agora que você já sabe como Terceirização da Gestão Financeira da sua empresa, outro ponto relevante para levar em conta é os custos de aplicação. O processo traz algumas boas vantagens para qualquer organização, mas como qualquer outro serviço, demanda um investimento.
Mas avaliando o custo-benefício, é possível dizer que a contratação de um BPO Financeiro pode ser uma operação que realmente vale o investimento. Em geral, o ideal é sempre se ater aos recursos que o seu negócio dispõe para investir.
Mas e quanto aos custos, quanto é necessário investir para realizar a terceirização do departamento financeiro?
Os valores podem variar de acordo com a necessidade de cada empresa, além da quantidade de funções delegadas, da estrutura e experiência da equipe contratada.
Assim, uma média de custo pode variar entre R$ 500,00 mensais, para serviços mais básicos, a R$ 5.000,00, para uma demanda maior e mais especializada.
Avalie o investimento do ponto de vista das vantagens que ele trará para o seu empreendimento em termos de gestão financeira e de que forma é possível utilizá-lo para a manutenção e desenvolvimento do seu negócio.
Uma forma de avaliar se o serviço é ou não viável para a sua empresa é comparar qual é o custo anual da contratação de funcionário para este setor e qual o custo da terceirização. Em praticamente todos os casos, o custo da Terceirização da Gestão Financeira acaba sendo bem menor e mais vantajoso para qualquer empresa.
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