Se sua empresa está sem gestão financeira ou sem está desorganizada. Sem dúvida você está precisando de arrumar esta bagunça. Se você sente que a empresa está necessitando disto, vamos a algumas dicas:
1) Faça um levantamento de dados financeiro existentes
Com base na existência do seu negócio já é possível levantar dados das sub gestão financeira, como gestão das contas a receber (clientes), gestão das contas a pagar (pagamentos) e gestão da conciliação de resultados e fluxo de caixa.
Ao levantar as informações dos seus clientes (contas a receber) é possível já ter dados como: o que a empresa fatura, qual índice de inadimplência existente, qual o grau de recebimento do cliente, quais são os melhores clientes, de quem recebo mais, de quem recebo melhor, de quem recebo mais rápido, de quem consigo adiantar recebimentos e de quem posso estruturar parcerias ou criar melhorias para aumentar ganho no fluxo de caixa. Com esse levantamento pode-se ter uma visão da gestão de clientes do seu financeiro.
Nos pagamentos (contas a pagar) também dá a aproximação de resultados satisfatórios, onde já é possível identificar: quais são os credores mais exigentes, quais são os credores mais caros, quanto ao juros de cada credor, pagamento de débitos que não são necessários e são existentes, despesas desnecessárias, gastos com excesso por má gestão de compras e também média de tempo de pagamento para cada credor. Os dois lados foram criados como pilares da administração financeira, agora é hora de definir as conciliações dessas contas financeiras.
2) Definindo a conciliação das contas e gestão de fluxo de caixa
Levantando estes dados já se dá ênfase de uma gestão razoável de informação, porém há mais o que ser feito. Como os levantamentos começam a brotar para uma organização, é possível perceber que a falta de conciliação começa a ser um grande desafio para o gestor. Um desses desafios e perceber que existe misturas de contas e falta de políticas financeiras. Com isso, dá para se criar a metodologia e as políticas da melhor prática da gestão financeira no seu negócio. A conciliação evidencia de onde cada receita e despesa deve ser lançada, estes lançamentos geram resumos em resultado financeiro e fluxo de caixa.
A partir das contas separadas e lançadas, faça a organização dos documentos físicos como recibos, fatura, boleto, nota fiscal e outros. No manual estipule também que exija no processo que os pagamentos sejam feitos somente com documentos, mesmo que são adiantamentos, para seu melhor gerenciamento financeiro.
3) Criação do sistema financeiro dedicado para seu negócio
Pronto, já temos dados suficiente para botar em prática a sua organização financeira. Diante de tantos dados agora é hora de apurar dentro de um sistema consistente para que possa controlar de uma maneira automatizada.
E por que só agora que é hora de inserir no sistema? Simplesmente ao levantar os dados é possível perceber erros da gestão e falta de controle, e quando se tomar decisão para gerenciar é mais fácil e rápido a inserção nos sistemas do que simplesmente já ir se fazendo, ao mesmo tempo. Esta é uma maneira de se planejar melhor no financeiro e descobrir coisas que não sabia sobre a gestão; alguns gestores financeiros começam por esta etapa, mas não define bem a metodologia e assim se perde dentro da própria gestão.
Após a conclusão das informações do sistema já é possível de ter resultado e métricas!
4) Métricas definidas da sua gestão financeira
As métricas mostram evidentemente a situação real da gestão financeira, com isso é percebível ajustes e arrumações das práticas, é nesta hora que o gestor adapta o manual de suas práticas definidas do seu financeiro. É aconselhável que esta metodologia seja escrita para que toda vez for executar as operações respeitaria o que foi definido. Deixe sempre a metodologia definida escrita em modo flexível para que possa ter melhorias da boa gestão financeira, principalmente se for para reduzir passos e garantir operações mais rápidas.
5) Criação de novos controles de gestão financeira
Neste momento você começa a criar processos inexistente da gestão financeira, como a gestão de adiantamentos, por exemplo. Pois ao perceber que o tempo médio de recebimento é superior ao tempo médio de pagamentos dos credores, é questionável a administração de antecipações onde pode se avaliar perdas e ganho desta gestão no momento da execução da operação financeira. Uma dica, sempre avalie o desconto por antecipação e juros ocorridos se for precisar prorrogar o pagamento, cabendo aí uma verificação de qualificar negociações que possam ser útil.
6) Definindo a frequência dos dados financeiros
Ao criar estas operações de gestão, é permissível agora definir os controles frequentes, não adianta nada levantamento e criação se não for colocado esta operação de forma frequente e corriqueira. Estabeleça quem deve operar para cada gestão ou simplesmente crie a rotina de você mesmo fazer, isso vai depender da gama de informação ser processada, de empresa para empresa.
7) Gestão da informação digital financeira
Agora você consegue avaliar melhor sua gestão financeira, e se a frequência for definida possamos dizer que as informações estejam em tempo real. Mas é sempre inteligente que essas informações em tempo real esteja na palma de suas mãos, pois independentemente de onde estiver é possível avaliar a situação real do seu financeiro e com facilidades de tomar decisão precisas de seu negócio.
As definições deste texto em questão exige que a prática seja realizada a fim de melhorar a vida financeira da sua empresa ou negócio. Ter estes controles adquire uma melhoria imensa no que se pode fazer na gestão financeira, mesmo que o negócio já exista com muito tempo ou iniciando no mercado agora.
É sim uma tarefa árdua e difícil para o gestor do negócio, mas é sempre importante a existência deste controle, uma vez que é possível sei feita. Caso você gestor, tem dificuldades ou até mesmo falta de tempo para esta gestão, permita-se a terceirização deste procedimento. Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje.
Nós da Vibra consultoria financeira temos a idealização exata para esta terceirização financeira e deixamos seu negócio organizado, facilitando sua visão do seu financeiro para a tomada de decisão, conte conosco.
Autor: Vinicius Messias Braga, contador, consultor e palestrante, especialista em gestão financeira e controladoria. Fundador da Vibra consultoria financeira e Prospera Soluções empresariais. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/contador-vin%C3%ADcius-braga- 853b4535/
