Por que é importante a definição do processo no escritório de contabilidade e porque temos que nos preocupar com isso?
O trabalho de contabilidade exige que a tarefa seja executada de forma cautelosa, seja para cálculos e lançamentos ou para as definições de processo
. Após anos de experiencia em gestão de escritório de contabilidade, uma das constatações mais frequentes foi a de que muitas vezes falta um gerenciador de tarefas para compartilhar as informações dos processos definidos Isso porque esses processos precisam ser compreendidos e “destrinchados” pela equipe para que atendam a sua finalidade.
O que quero dizer é que, procedemos a execução do trabalho, por vezes, de acordo com a análise documental de uma determinada empresa, a qual pode ser muito específica.
As análises sao complexas e demandam muito tempo, o que faz com que os processos de trabalho do escritório de contabilidade nao sejam definidos de forma eficiente.
O processo de trabalho do escritório de contabilidade, normalmente consiste em determinado planejamento das atividades contábeis que serão executadas de formas habitual e/ou eventual. Assim, deve ser estabelecida uma rotina específica para cada empresa de forma a otimizar o processo.
Em se tratando de escritórios contábeis que tem diversos tipos de cliente, é usual a compreensão deste procedimento, o qual deve ser criado levando-se em conta cada tipo de empresa, essa regra não pode deixar de ser observada.
Os escritórios que possuem ramificações e áreas definidas por tipo de cliente, tem maior facilidade de gerenciar os procedimentos adotados pelas empresas.
É claro que a criação de procedimentos exige dedicação por parte do gestor contábil, alíás essa é uma das maiores dificuldades, ou seja, priorizar a efetiva a execução dessa tarefa.
Primeiramente, é importante destacar que a criação de processos internos não é requisito obrigatório, e, portanto, os gestores contábeis costumam não dar a devida atenção, esquecendo-se que o trabalho poderá ser mais eficiente com a ajuda deles.
Qual a importância de ter este procedimento contábil bem definido?
É importante ter o processo bem definido para execução do serviço contábil para determinar a qual atividade deve ser realizada para cada empresa.
Assim, o usuário contábil pode ter o controle de cada tarefa a executar e otimizar o tempo, padronizando os processos mais simples.
Quais as vantagens temos em determinar os processos bem definidos?
Primeiramente o processo contábil de uma empresa pode ser fator determinante para minimizar os erros.
Outra questão, é que a contabilidade torna-se operacionalmente muito mais eficiente, pois facilita a determinação das tarefas a serem executadas
. A adoção de procedimentos padronizados facilita a mensuração dos dados contábeis de forma mais precisa e rápida, permitindo conclusão da contabilidade de forma mais eficiente a auxiliando a mantê-la sempre em dia.
Seguem ainda 4 pontos que podem ser melhorados com a adoção dos procedimentos padronizados:
1. aproximação do real resultado e identificação de erros comuns, como problemas administrativos;
2. rotatividade dos usuários da atividade contábil;
3. definição das contas contábeis estabelecidas no plano de contas individual da empresa;
4. minimiza a procrastinação e facilita o acompanhamento, permitindo observar melhor as regras de Compliance e tomar melhores decisões de avaliação de custo por execução de cada processo.
É possível definir o processo contábil em um escritório que possui clientes com vários ramos de atividade?
Sim, contudo deve-se analisar claramente quais são os clientes envolvidos, para que possa determinar os processos a serem executados de cada uma ou por ramo de atividade.
É normal que exista contabilidades mais simples e outras mais complexas, por isso, a definição deve ser padrão independentemente do perfil dos clientes do escritório de contabilidade.
Como começar fazer o planejamento de definição do processo contábil?
Primeiramente é importante ressaltar que a execução do planejamento desta atividade, sem dúvida, demanda tempo por parte do gestor contábil, o qual deve se dedicar a esta tarefa em algum momento.
O gestor aproveitar a época de baixa demanda, para analisar a empresa e desenhar os processos, para em seguida posicionar os passos de execução avaliando o tempo que os documentos contábeis estejam em mãos para serem processados, isso serve tanto para os digitais quanto par os físicos.
O próximo passo é criar uma ferramenta para formatar para que o usuário responsável possa compreender o processo a ser executado, e definir formas de mensurar tempo e gargalos nestes processos criados.
O gestor contábil deve ter a preocupação de avaliar cada cliente e cada executor das tarefas de modo que consiga definir bem o processo.
E quando o processo criado não for suficiente para gerir as tarefas do escritório contábil?
A revisão do processo vai ser a forma de tentar entender o que foi feito de errado ou que ficou faltando para que possa aprimorar o processo.
O processo não deve ser engessado e sim flexível para que a adaptação dos usuários possa ser confortável para a execução das tarefas criadas no processo contábil.
É possível criar processos contábeis baseados em cada empresa ou conseguimos criar de outras formas?
Pode ser criado de acordo a necessidade do gestor do escritório contábil. Para isso, é preciso entender bem os clientes que a carteira compõe.
É possível criar processos definindos por ramo de atividade ou por tipos de empresa, ou ainda por tamanho ou região, ou até mesmo de forma individual.
Outra forma é a separação por grupo de empresas identificando-as e classificando-as em sua carteira de clientes.
Como proceder a análise dos processos?
Após o planejamento do processo, o gestor contábil deve avaliar possíveis erros que podem estar ocultos, para que sejam corrigidos antes que causem problemas para o cliente.
É normal que o processo contenha erros, e sua prévia identificação é primordial para que possam ser aprimorados.
Esta conduta reduz os riscos e otimiza o tempo para execução das tarefas determinadas em cada processo, possibilitando a avaliação efetiva de cada o processo.
O gestor contábil deve avaliar ainda, o tempo dedicado para cada execução de tarefa e identificar eventuais falhas.
É importante a participação da equipe, para que dê sugestões referentes ao processo contábil a ser adotado, visando auxiliar o gestor contábil a ter outras visões a respeito dele.
Qual ferramenta pode se criar o planejamento do processo contábil?
O procedimento é simples, usando apenas papel e caneta o gestor contábeil consegue desenhar processos.
No entanto, vale ressaltar que qualquer software que ele esteja habituado pode ser utilizado para criação do processo.
O próprio software de escritório pode servir como ferramenta de gestão de tarefas, vale lembrar que o que importa é que as definições dos processos sejam bem claras para que o usuário executor dos serviços contábeis execute de acordo com o processo definido sem abandoná-lo com o passar do tempo.
Cuidados na criação de processos contábeis
Os processos já existem, só não estão definidos. Uma vez definidos, devemos ter em mente que a execução não pode ser prejudicada pela definição do processo.
O usuário deve ficar confortável em executar as tarefas de modo que seja uma ferramenta aliada a não cometer erros.
Comumente processos arcaicos, mal definidos ou complexos fazem com que o usuário os abandone ou pule a execução, comprometendo-a.
Para começar já, o que deve ser feito?
O gestor deve dedicar um tempo livre e criar o processo para apenas uma empresa, ou um grupo de empresas, a fim de iniciar o controle de sua gestão.
O planejamento pode começar com uma empresa simples, para que ele possa se familiarizar e então criar novos procedimentos para outros clientes.
Por que nem todos os escritórios contábeis têm a execução bem definida?
A atividade administrativa sempre é deixada para depois quando se trata de se preparar para as gestões das empresas clientes.
Como a contabilidade é algo relevante para o governo e para o empresário, a rotina acaba detendo o tempo de dedicação para a elaboração do controle e gestão da equipe e de procedimentos.
A ênfase é dada para o que é exigido por lei, e deixando sempre a gestão de lado, o que acaba transformando o escritório contábil em um “apagador de incêndios”, sempre correndo para arrumar problemas causados por falta de gestão dos processos mal definidos.
O mais interessante é que após o uso da ferramenta de definição de processos, a confiança da informação gerada pela contabilidade ficou mais clara para o usuário e confiável para o contador.
Assim, o processo se torna um aliado para gestão das tarefas e afazeres dos usuários e a pré-determinação do que precisa ser feito, torna mais tranquila a sua execução.
É possível estar com a contabilidade em dia, obter os dados de forma rápida e segura, facilitar a análise de balanço e a prestação de auxílio à gestão do cliente, agregando mais resultados aliando a consultoria à contabilidade.
Autor: Vinicius Messias Braga, contador, consultor e palestrante, especialista em gestão financeira e controladoria. Fundador da Vibra consultoria financeira e Prospera Soluções empresariais. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/contador-vin%C3%ADcius-braga-853b4535/
Co-autor: Dra. Gabriela B. Maluf, advogada com 15 anos de experiência, especialista em Compliance Trabalhista, Relações Trabalhistas, Sindicais, Governamentais, Direito Público e Previdenciário. Articulista e Palestrante. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/gabriela-de-britto-maluf-4b059519
